Case Study

Riset Supplier & Distributor ATK untuk Sekolah Swasta X di Depok

Sekolah Swasta X di Depok (±700 siswa, ±60 guru) selama ini menjalankan pengadaan ATK secara “natural” saja: belanja ke vendor yang sudah biasa dipakai, tanpa pernah benar-benar menghitung kebutuhan tahunan dan membandingkan supplier secara terstruktur.

Melalui proyek AI Research & Intelligence – Supplier/Distributor Research, saya membantu mereka:

  • Menghitung kebutuhan ATK bulanan yang realistis
  • Memetakan landscape 9 distributor/grosir ATK lokal Depok
  • Mendesain dan mengirim RFI (Request for Information) ke vendor terpilih
  • Menyusun scoring vendor untuk menentukan vendor utama & backup

Tantangan utama yang dihadapi sekolah:

  • Kebutuhan ATK tidak pernah dihitung dengan angka tahunan.
    ATK dianggap “biaya kecil”, padahal jika dijumlahkan bisa mencapai puluhan juta rupiah per tahun.

  • Vendor dipilih berdasarkan kebiasaan & kedekatan.
    Bukan berdasarkan landscape yang jelas (siapa saja pemain di Depok) dan tidak ada dokumentasi formal proses pemilihan supplier.

  • Tidak ada dasar kuat untuk negosiasi & audit.
    Tanpa data kebutuhan bulanan dan perbandingan vendor yang rapi, sulit menjelaskan keputusan pengadaan di tingkat manajemen/yayasan.

Singkatnya: sekolah membutuhkan cara yang lebih terukur untuk:

  1. Memahami kebutuhan ATK mereka sendiri.
  2. Mengetahui siapa saja calon supplier yang benar-benar cocok.
  3. Mengambil keputusan pengadaan yang efisien, transparan, dan bisa dipertanggungjawabkan.

Saya menggunakan pendekatan AI Research & Intelligence dengan 3 tahap utama:

a. Hari 1 – Menghitung Kebutuhan ATK Bulanan

  • Menganalisis profil sekolah: ±700 siswa, ±60 guru, rasio sekitar 12:1.
  • Menghitung kebutuhan ATK bulanan berbasis logika penggunaan (bukan kira‑kira), meliputi:
    • Form A4/F4, kertas HVS
    • Pulpen, spidol, map/binder
    • Tinta printer dan kebutuhan pendukung lainnya
  • Hasil perhitungan:
    • Estimasi kebutuhan ATK: Rp5–7 juta per bulan
    • Atau sekitar Rp60–84 juta per tahun
  • Menetapkan parameter kunci pengadaan:
    • MOQ ideal: sekitar Rp3 juta per transaksi
    • Lead time target: maksimal 48 jam ke seluruh wilayah Depok

Tahap ini menjadi fondasi untuk semua keputusan berikutnya.

b. Hari 2 – Memetakan 9 Distributor/Grosir ATK Lokal Depok

  • Menggunakan kombinasi:
    • Pencarian online terarah
    • Direktori B2B
    • Google Maps & review lokal
  • Menyaring vendor berdasarkan:
    • Peran (distributor/grosir, bukan ritel kecil)
    • Cakupan layanan Depok
    • Pengalaman melayani institusi (sekolah/kantor)
    • Potensi MOQ & lead time sesuai kebutuhan sekolah
  • Hasilnya:
    • 9 vendor teridentifikasi, kemudian dibagi ke Tier A, B, dan C:
      • Tier A – Sangat Cocok: kandidat kuat vendor utama (legal, fokus institusi, siap kontrak).
      • Tier B – Cocok: toko/grosir besar yang ideal sebagai backup & top‑up.
      • Tier C – Sedang: butuh verifikasi lebih lanjut melalui RFI.

Tahap ini mengubah situasi dari “nggak tahu harus mulai dari mana” menjadi shortlist vendor yang jelas peran & potensinya.

c. Hari 3 – RFI, Rekap Jawaban, dan Scoring Vendor

  • Mendesain RFI (Request for Information) profesional untuk dikirim ke 6–9 vendor Tier A dan B, berisi pertanyaan terukur tentang:
    • Profil & legalitas perusahaan
    • Produk & merk utama (form, HVS, pulpen, map, tinta, spidol)
    • MOQ & harga untuk paket kebutuhan sekitar Rp5–7 juta/bulan
    • Lead time pengiriman ke Depok
    • Metode pembayaran & tempo
    • Kebijakan retur & layanan purna jual
  • Semua pertanyaan diatur agar jawabannya numerik/terukur, sehingga:
    • Bisa direkap ke dalam tabel perbandingan
    • Bisa dibuat scoring vendor dengan bobot sesuai prioritas sekolah
  • Dari scoring ini, muncul:
    • 1–2 vendor utama yang ideal untuk kontrak bulanan
    • 1 vendor backup yang siap digunakan untuk top‑up/darurat

Di tahap ini, AI membantu mempercepat pengumpulan & perapian data, sementara saya memastikan analisis dan rekomendasi tetap masuk akal secara bisnis dan mudah dipahami manajemen.

Report - Riset Hari - 1
Report - Riset Hari - 2
Report - Riset Hari - 3
Report - Riset Hari 4
Final Report - Executive Summary

Result

Beberapa hasil kunci dari proyek ini:

  • Kebutuhan ATK yang tadinya “abu‑abu” menjadi jelas:
    • Sekolah kini mengetahui bahwa kebutuhan ATK realistis ada di kisaran Rp5–7 juta/bulan, atau Rp60–84 juta/tahun.
  • Landscape vendor lokal menjadi terstruktur:
    • Terdapat 9 distributor/grosir Depok yang sudah dipetakan beserta tier kecocokan (A/B/C).
    • Sekolah memahami perbedaan peran: vendor utama, backup, dan kandidat jangka panjang.
  • Proses pemilihan supplier lebih transparan & dapat diaudit:
    • Ada RFI tertulis yang dikirim ke vendor.
    • Ada tabel komparasi dan scoring vendor yang menjelaskan logika pemilihan vendor utama dan backup.
    • Keputusan tidak lagi bergantung pada chat WA yang tersebar, tetapi pada data yang rapi + pertimbangan yang sadar.
  • Sekolah memiliki dasar yang kuat untuk negosiasi & kontrak:
    • Dengan memahami volume, MOQ, dan harga per kategori, sekolah lebih siap bernegosiasi untuk:
      • Diskon kontrak 6–12 bulan
      • SLA pengiriman & retur yang jelas
      • Skema pembayaran yang sesuai ritme keuangan sekolah

Secara keseluruhan, proyek ini membantu sekolah:

  • Berpindah dari pengadaan berbasis kebiasaan
  • Menuju pengadaan berbasis data, riset, dan struktur yang profesional

Jika ingin membaca proses dan insight lengkap dari proyek ini, kamu bisa merujuk ke:

  • Artikel Blog – Bagian 1:
    Riset Supplier ATK Sekolah Swasta Depok – Menghitung Kebutuhan Rp5–7 Juta/Bulan & Pemetaan 9 Distributor Lokal

  • Artikel Blog – Bagian 2:
    Riset Supplier ATK Sekolah Swasta Depok – RFI, Scoring Vendor, dan Menentukan Vendor Utama & Backup

Artikel Blog - Bagian 1
Artikel Blog - Bagian 2

Layanan Terkait: AI Research & Intelligence – Supplier/Distributor/Agent Research

Proyek ini merupakan contoh implementasi nyata dari layanan:

AI Research & Intelligence – Supplier/Distributor/Agent Research

Dalam layanan ini, saya membantu:

  • Memetakan kebutuhan internal (volume, pola pemakaian, anggaran realistis).
  • Mencari dan menyaring calon supplier/distributor/agen yang relevan dengan kriteria klien.
  • Menyusun RFI, scoring vendor, dan rekomendasi yang bisa langsung dibawa ke rapat pengadaan.

Layanan ini cocok untuk:

  • Sekolah/yayasan yang ingin merapikan pengadaan ATK, buku, atau kebutuhan rutin lainnya.
  • UMKM dan bisnis yang ingin mengubah cara memilih supplier dari “feeling & kedekatan” menjadi data‑driven & bisa dipertanggungjawabkan.
Pelajari Layanan Supplier Research →