1. Recap Singkat Bagian 1

Di Bagian 1 seri ini, saya bercerita tentang dua fondasi penting:

  1. Menghitung kebutuhan ATK bulanan secara realistis untuk Sekolah Swasta X di Depok (±700 siswa, ±60 guru), yang akhirnya berada di kisaran Rp5–7 juta per bulan atau Rp60–84 juta per tahun.
  2. Memetakan 9 distributor/grosir ATK lokal Depok, lalu membaginya menjadi Tier A, B, dan C berdasarkan kecocokan dengan kebutuhan sekolah (MOQ, lead time, fokus institusi, dan reputasi).

Dari situ, sekolah sudah punya dua hal yang sebelumnya belum pernah benar-benar ada:

  • Angka kebutuhan ATK yang jelas (bukan “kira-kira”).
  • Daftar vendor yang terstruktur (bukan sekadar “toko langganan”).

Di Bagian 2 ini, kita masuk ke dapur berikutnya:
bagaimana semua vendor ini “ditanya dengan benar” melalui RFI, lalu jawaban mereka diubah menjadi scoring vendor dan rekomendasi yang bisa dibawa ke rapat yayasan.

2. Kenapa “Chat Tanya Harga” Mulai Ada Batasnya

Untuk pembelian kecil dan sesekali, pola yang umum adalah:

  • Chat WhatsApp:
    “Mas, harga HVS berapa?”
    “Kalau ambil banyak bisa kurang nggak?”

Tidak ada yang salah dengan cara ini.
Masalahnya muncul ketika:

  • Skala kebutuhan sudah tembus Rp5–7 juta per bulan, Rp60–84 juta per tahun.
  • Sekolah ingin mengikat kontrak 6–12 bulan dengan 1–2 vendor utama.
  • Keputusan pengadaan perlu dijelaskan dan diaudit di level manajemen/yayasan.

Di titik ini, chat-chat lepas punya beberapa keterbatasan:

  • Susah direkap dan dibandingkan antar vendor.
  • Susah dijadikan dokumen formal untuk bahan rapat.
  • Tidak memaksa vendor memberikan informasi yang lengkap dan terstruktur.

Karena itu, di Hari 3 riset ini, saya beralih dari sekadar “tanya harga” ke sebuah format yang lebih serius:
RFI – Request for Information.

3. RFI: Cara “Nanya Vendor” yang Lebih Serius (Tapi Tetap Praktis)

Di proyek Riset Supplier–Distributor ATK Sekolah Swasta X Depok, saya menyusun sebuah template RFI lengkap yang dikirim ke 6–9 vendor terpilih (Tier A dan B).

RFI ini punya beberapa tujuan:

  • Mengumpulkan informasi vendor yang terukur (bukan jawaban mengambang).
  • Menjamin semua vendor menjawab pertanyaan yang sama, sehingga layak dibandingkan.
  • Menghasilkan data yang nantinya mudah diolah menjadi scoring vendor.

3.1 Isi Utama RFI

Berdasarkan dokumen Hari 3 dan Template RFI, struktur RFI yang saya gunakan kurang lebih mencakup:

  1. Pendahuluan & Profil Sekolah (Anonim)
    • Menjelaskan konteks: sekolah swasta di Depok, ±700 siswa, ±60 guru.
    • Menjelaskan kebutuhan ATK: Rp5–7 juta/bulan, Rp60–84 juta/tahun.
    • Menjelaskan ruang lingkup: jenis ATK (form, kertas, pulpen, map, tinta, spidol), frekuensi order, durasi kontrak potensial (6–12 bulan).
  2. Bagian A – Profil Perusahaan & Legalitas
    • Bentuk badan usaha (CV/PT/toko).
    • Alamat & kontak resmi.
    • Lama beroperasi di bidang ATK.
    • Status legalitas (NPWP, NIB, dsb).
    • Pengalaman melayani institusi (sekolah/kampus/kantor besar).
  3. Bagian B – Produk & Merk Utama
    • Merk dan spesifikasi untuk item penting:
      • Form A4/F4
      • Kertas HVS A4
      • Pulpen standar
      • Map laci/binder
      • Tinta printer
      • Spidol papan tulis
    • Ketersediaan stok (selalu ada / fluktuatif / pesan dulu).
    • Kemampuan menyediakan alternatif merk jika stok utama kosong.
  4. Bagian C – MOQ & Harga
    • Nilai MOQ per transaksi untuk pengiriman ke Depok (misal: Rp1–3 juta, Rp3–5 juta, dst.).
    • Adanya atau tidak adanya diskon untuk kontrak 6–12 bulan.
    • Tabel harga untuk volume kebutuhan bulanan (misalnya: 35 rim HVS, 300 pulpen, 150 map, 3 cartridge tinta, 50 spidol).
    • Kebijakan ongkir (gratis di atas nominal tertentu / flat / tergantung lokasi).
  5. Bagian D – Pengiriman & Lead Time
    • Lama waktu dari PO diterima sampai barang tiba di Depok:
      • < 24 jam
      • 24–48 jam
      • 2–3 hari
      • 3–5 hari, dll.
    • Opsi pengiriman express/same-day untuk kondisi darurat.
    • Jam operasional penerimaan PO.
  6. Bagian E – Pembayaran & Syarat Kontrak
    • Metode pembayaran yang diterima (transfer sebelum/ setelah, tempo 7/14/30 hari).
    • Kemampuan membuat invoice atas nama yayasan/institusi.
    • Kesiapan menyusun Purchase Agreement untuk kontrak 6–12 bulan.
    • Kemungkinan price lock untuk kontrak jangka panjang.
  7. Bagian F – Layanan Purna Jual & SLA
    • Proses retur jika barang rusak/tidak sesuai.
    • Waktu maksimal penyelesaian klaim.
    • Adanya personal account manager untuk klien kontrak.
  8. Bagian G – Pertanyaan Tambahan
    • Kesiapan untuk kunjungan/audit ringan gudang.
    • Estimasi kapan RFI bisa dikembalikan lengkap.
    • Catatan/penawaran khusus lain dari vendor.

Semua pertanyaan diupayakan dalam bentuk pilihan, angka, atau range, bukan pertanyaan terbuka yang susah direkap.

4. Dari Jawaban RFI ke Tabel Komparasi Vendor

Setelah RFI dikirim dan vendor mulai mengirimkan jawaban, pekerjaan penting berikutnya adalah merapikan semua jawaban ke dalam satu tabel komparasi.

Berdasarkan struktur di Template RFI dan ringkasan Hari 3, kolom-kolom utama yang saya gunakan antara lain:

  • Nama vendor
  • Nilai MOQ dalam rupiah
  • Lead time (jam/hari)
  • Harga item kunci:
    • Form per rim
    • HVS per rim
    • Pulpen per pcs
    • Map per pcs
    • Tinta per cartridge
    • Spidol per pcs
  • Adanya diskon kontrak (ya/tidak + persentase)
  • Metode & tempo pembayaran (cash/transfer/tempo 7–30 hari)
  • Kebijakan retur & SLA (berapa hari penyelesaian klaim)
  • Ada/tidaknya personal account manager

Hasilnya adalah sebuah tabel yang kira-kira menggambarkan:

  • Vendor mana yang paling mendekati profil ideal sekolah (MOQ Rp3 juta, lead time ≤48 jam, harga wajar, legalitas oke).
  • Vendor mana yang kuat di harga tapi lemah di lead time, atau sebaliknya.
  • Vendor mana yang perlu di-flag karena informasi kurang, legalitas belum jelas, atau kebijakan retur tidak menguntungkan.

Tahap ini mengubah RFI dari sekadar “dokumen yang dikembalikan vendor” menjadi data yang siap dianalisis.

5. Menyusun Scoring & Rapor Vendor

Agar sekolah bisa mengambil keputusan dengan tenang, saya tidak berhenti di tabel komparasi.
Langkah berikutnya adalah menyusun scoring vendor – semacam rapor untuk masing-masing vendor.

5.1 Menentukan Kriteria & Bobot

Mengacu pada kebutuhan dan prioritas Sekolah Swasta X Depok, kriteria yang saya gunakan antara lain:

  1. Lead time & reliabilitas pengiriman
    • Apakah vendor bisa memenuhi target ≤48 jam untuk mayoritas pesanan rutin?
    • Bobot: tinggi (karena operasional sekolah sangat tergantung ketersediaan ATK).
  2. Harga & diskon kontrak
    • Seberapa kompetitif harga per item kunci (form, HVS, pulpen, map, tinta, spidol)?
    • Adakah diskon untuk kontrak 6–12 bulan?
    • Bobot: tinggi (karena ini langsung menyentuh efisiensi biaya tahunan).
  3. Fleksibilitas MOQ & metode pembayaran
    • Apakah MOQ masuk akal dengan pola belanja Rp5–7 juta/bulan?
    • Apakah vendor menyediakan opsi tempo untuk sekolah/yayasan tertentu?
    • Bobot: menengah (penting untuk cashflow).
  4. Legalitas & pengalaman melayani institusi
    • Apakah vendor punya legalitas yang jelas?
    • Apakah sudah pernah melayani sekolah/kampus/kantor untuk kontrak jangka panjang?
    • Sifat: wajib ada (hygiene factor), bukan sekadar nilai plus.
  5. Layanan purna jual & account management
    • Seberapa cepat menangani retur & klaim barang rusak?
    • Apakah ada personal account manager untuk sekolah?
    • Bobot: menengah (mempengaruhi kenyamanan jangka panjang).

5.2 Mengkonversi ke Skor

Setiap vendor kemudian diberi skor, misalnya dalam rentang 1–5 untuk tiap kriteria, dengan bobot tertentu.
Hasilnya adalah:

  • Total skor akhir per vendor
  • Visualisasi sederhana siapa di posisi “Tier A”, “Tier B”, dan “Tier C”
  • Justifikasi yang jelas mengapa vendor tertentu diusulkan sebagai:
    • Vendor utama 1–2 pihak
    • Vendor backup 1 pihak

Scoring ini bukan soal membuat proses jadi rumit, tapi justru membuat proses lebih jujur dan mudah dijelaskan kepada pihak yang tidak ikut teknis di lapangan.

6. Rekomendasi Strategi Pengadaan untuk Sekolah Swasta X Depok

Berdasarkan:

  • Perhitungan kebutuhan ATK (Hari 1),
  • Landscape 9 vendor & tiering (Hari 2), dan
  • RFI + scoring vendor (Hari 3 → Hari 4),

saya menyusun rekomendasi strategi pengadaan yang kurang lebih sebagai berikut:

6.1 Pola Vendor

  1. Vendor Utama (1–2 dari Tier A)
    • Menjadi partner untuk kontrak bulanan 6–12 bulan.
    • Menangani mayoritas pembelian ATK rutin (Rp5–7 juta/bulan).
    • Harus kuat di legalitas, SLA, dan konsistensi harga.
  2. Vendor Backup (1 dari Tier B)
    • Dipakai untuk top‑up dan kondisi darurat, misalnya saat stok mepet atau kebutuhan mendadak.
    • Biasanya berupa toko/grosir besar lokal dengan jam buka panjang.
  3. Channel Marketplace
    • Dipakai untuk item-item khusus atau kebutuhan proyek (misal kegiatan tertentu yang butuh barang spesifik).
    • Bukan saluran utama, tapi pelengkap.

6.2 Pola Pembelian

  • Bulk bulanan:
    • 1–2 kali order besar per bulan melalui vendor utama.
    • Berbasis pada estimasi kebutuhan Rp5–7 juta/bulan.
  • Top‑up kecil dan darurat:
    • Order lebih kecil (< Rp2 juta) melalui vendor backup lokal.
    • Mengandalkan kedekatan geografis & jam operasional panjang.
  • Item khusus:
    • Order via marketplace (misalnya vendor yang sama tapi lewat kanal online), jika perlu fleksibilitas produk dan promosi.

Dengan pola ini, sekolah diharapkan:

  • Mengurangi risiko kekosongan ATK.
  • Menghemat waktu staf administrasi.
  • Mendapatkan harga yang lebih baik lewat kontrak dan diskon jangka panjang.
  • Mempunyai narasi pengadaan yang rapi jika suatu saat perlu audit internal/eksternal.

7. Peran AI Research & Intelligence di Semua Tahap

Di proyek ini, AI bukan “bintang utama”, tapi asisten yang mempercepat dan merapikan pekerjaan riset.
Peran AI yang saya gunakan antara lain:

  • Membantu pencarian dan verifikasi informasi vendor (website, direktori, review publik).
  • Membantu merapikan struktur RFI dan memastikan tidak ada aspek penting yang terlewat.
  • Membantu menyusun template tabel komparasi dan scoring vendor.

Sementara itu, peran manusia (yang saya bawa sebagai AI Research & Intelligence) adalah:

  • Menentukan kriteria & bobot yang relevan dengan konteks sekolah.
  • Membaca konteks lokal (Depok, pola sekolah swasta menengah‑atas).
  • Menyusun penjelasan dan rekomendasi dalam bahasa yang bisa dipahami manajemen, bukan hanya teknis.

Hasil akhirnya bukan sekadar “laporan cantik”, tapi:

  • Dokumen yang benar-benar bisa dipakai untuk mengambil keputusan.
  • Bahan diskusi yang membuat semua pihak di sekolah merasa lebih yakin dan terlibat.

8. Penutup: Dari Kebiasaan ke Keputusan yang Sadar

Perjalanan singkat yang saya dokumentasikan di dua bagian artikel ini bisa dirangkum menjadi:

  1. Dari “ATK mah kecil” ke kesadaran bahwa nilainya bisa Rp60–84 juta/tahun.
  2. Dari “vendor langganan” ke landscape 9 vendor dan tiering A/B/C.
  3. Dari chat acak di WhatsApp ke RFI yang rapi dan bisa di-scoring.
  4. Dari keputusan berbasis kebiasaan ke keputusan berbasis data dan pertimbangan yang bisa dijelaskan.

Bagi saya, inilah inti dari AI Research & Intelligence untuk sekolah dan UMKM:

  • Bukan sekadar pakai AI untuk “kelihatan canggih”,
  • Tapi memanfaatkan AI + riset terstruktur untuk membantu orang mengambil keputusan yang lebih tenang, efisien, dan fair.

Jika Anda mengelola sekolah, yayasan, atau UMKM yang:

  • Punya pengeluaran rutin ke supplier,
  • Tapi belum pernah benar-benar menghitung kebutuhan & memetakan vendor,

mungkin ini saat yang tepat untuk mulai dengan satu mini-project riset supplier seperti yang saya lakukan di Sekolah Swasta X Depok.

 

Jika Anda tertarik menjajaki riset supplier serupa untuk sekolah atau bisnis Anda,
Anda bisa mulai dari diskusi ringan terlebih dahulu:
cukup kirimkan saya konteks singkat + kebutuhan, dan saya akan bantu usulkan bentuk riset yang paling masuk akal untuk tahap Anda saat ini.